در دنیای پرتلاطم امروز، بحران‌ها ممکن است در کمترین زمان زندگی و کسب‌وکارها را تحت تأثیر قرار دهند. بسیاری از شرکت‌ها در چنین شرایطی یا کاملاً از کار می‌افتند یا دچار زیان‌های جبران‌ناپذیر می‌شوند. اما شرکت‌هایی که از قبل برای این وضعیت برنامه‌ریزی کرده‌اند، می‌توانند با کمترین اختلال، به فعالیت خود ادامه دهند.در این مقاله، تلاش می‌کنیم به زبان ساده اما کاربردی، راهکارهایی برای تداوم فعالیت کسب‌وکار ارائه دهیم. برای آشنایی با محصولات و خدمات شرکت رهیاب پیام گستران حوزه پیشرفت و بهبود کسب و کار کلیک کنید.
روش‌ها و راهکارهای تداوم فعالیت کسب و کار
برای داشتن تداوم کسب و کار در شرکت‌ها و بیزینس‌های کوچک یا بزرگ موارد مختلفی را باید در نظر داشت از جمله برنامه ریزی بحران، بهبود زیرساخت‌ها، تعیین فعالیت‌های بحرانی و فعالیت‌های قابل توقف، سناریونویسی و تمرین منظم، داشتن نسخه‌های پشتیبان فیزیکی و دیجیتال، همکاری با شرکت‌ها و تأمین کننده‌های جایگزین، بیمه، مستندات، پوشش‌های قانونی و آموزش کارکنان برای شرایط بحرانی که در ادامه هر یک موارد بصورت تخصصی‌تر مورد بررسی قرار گرفته است.
۱: برنامه‌ریزی از پیش، کلید تداوم در بحران
بزرگ‌ترین اشتباه بسیاری از شرکت‌ها این است که منتظر بحران می‌مانند تا تصمیم بگیرند. در حالی‌که تدوین یک برنامه تداوم کسب‌وکار (Business Continuity Plan) از قبل، ضروری‌ترین اقدام است. برای خواندن مقاله چک لیست ارزیابی آمادگی تحول دیجیتال در سازمانها کلیک کنید.
این برنامه شامل پاسخ به سؤالاتی مانند موارد زیر است:
- در صورت وقوع بحران، فعالیت‌های کلیدی شرکت کدام هستند و چگونه باید ادامه پیدا کنند؟
- اگر امکان حضور در محل شرکت وجود نداشت، کارکنان از کجا و چگونه می‌توانند کار خود را انجام دهند؟
- در صورت قطع شدن اینترنت یا برق، چه راه‌حل‌های جایگزینی در نظر گرفته شده است؟
- اطلاعات مهم شرکت (مانند اطلاعات مشتریان و مالی) چگونه در امان خواهند ماند؟
۲: زیرساخت دیجیتال مقاوم، ستون اصلی ادامه فعالیت
یکی از پایه‌های تداوم فعالیت، داشتن زیرساختی است که بتواند در برابر اختلال‌ها مقاومت کند. به عنوان مثال:
- ذخیره‌سازی اطلاعات در فضای ابری (Cloud) : به شما کمک می‌کند حتی اگر ساختمان شرکت تخریب شد، اطلاعات از بین نرود.
- تهیه نسخه پشتیبان (Backup) : روزانه یا هفتگی از اطلاعات اصلی کپی بگیرید و در مکان امنی نگهداری کنید.
- امکان دورکاری برای کارکنان: ابزارهایی و محيط هایی برای دورکاری امن برای کارکنان فراهم کنید.
۳: ارتباط موثر در شرایط اضطراری
در هنگام بحران، ارتباط بین اعضای تیم از اهمیت بالایی برخوردار است. برای این منظور:
- لیست کاملی از شماره تماس‌ها و آدرس ایمیل‌های مهم تهیه کنید.
- یک گروه یا کانال فوری (مثلاً در پیام رسان‌های امن) برای ارتباط اضطراری در نظر بگیرید.
- مسئول مشخصی برای اطلاع‌رسانی به مشتریان، شرکا و کارمندان انتخاب شود.
۴: تعیین فعالیت‌های بحرانی و فعالیت‌های قابل توقف
همه فعالیت‌ها در یک سازمان حیاتی نیستند. باید بدانید:
- کدام فعالیت‌ها حتماً باید ادامه پیدا کنند. (مثلاً پشتیبانی از مشتری، ارسال فاکتور، سرویس‌دهی آنلاین)
- کدام فعالیت‌ها را می‌توان موقتاً متوقف کرد بدون آسیب جدی
این کار باعث می‌شود در شرایط بحرانی، انرژی و منابع خود را روی اولویت‌ها متمرکز کنید.
۵: سناریونویسی و تمرین منظم
فقط داشتن برنامه کافی نیست. باید هر از گاهی تمرین (مانور) انجام دهید. برای مثال:
- فرض کنید دسترسی به دفتر برای یک هفته ممکن نیست. آیا می‌توانید از راه دور به سیستم‌ها متصل شوید؟
- اگر اینترنت کل منطقه قطع شود، چه گزینه جایگزینی دارید؟ (مانند اینترنت ماهواره‌ای یا انتقال فعالیت به شهر دیگر)
- اگر مدیران اصلی در دسترس نباشند، چه کسی تصمیم‌گیری خواهد کرد؟
تمرین این سناریوها باعث می‌شود در زمان واقعی، آمادگی لازم را داشته باشید.
۶: داشتن نسخه‌های پشتیبان فیزیکی و دیجیتال
اطلاعات حیاتی را فقط روی یک کامپیوتر یا سرور ذخیره نکنید. پیشنهاد می‌شود:
- از اطلاعات مهم چند نسخه تهیه کنید. (یکی در محل شرکت، یکی در فضای ابری، و یکی در مکان فیزیکی دیگر)
- از سیستم‌هایی استفاده کنید که نسخه پشتیبان خودکار تهیه می‌کنند.
- اطلاعات مهم رمزگذاری شده باشند تا در صورت سرقت یا دسترسی غیرمجاز، قابل سوء استفاده نباشند.
۷: همکاری با شرکت‌ها و تأمین کنندگان جایگزین
در شرایط بحران ممکن است تأمین‌کنندگان اصلی شما قادر به ارائه خدمات نباشند. بنابراین:
- از قبل با چند شرکت دیگر ارتباط بگیرید که در صورت نیاز بتوانند جایگزین شوند.
- خدمات مهم (مثل اینترنت، ارسال پیامک، حمل‌ونقل، پشتیبانی فنی) را با بیش از یک شرکت هماهنگ کنید.
برای آشنایی با تمامی شرکت‌های تابعه شرکت رهیاب پیام گستران کلیک کنید.
۸: بیمه، مستندات و پوشش‌های قانونی
در برخی بحران‌ها، خسارات زیادی وارد می‌شود. حتماً:
- برای شرکت، تجهیزات و اطلاعات خود بیمه متناسب با شرایط بحران تهیه کنید.
- قراردادهای خود را بازبینی و بندهای مربوط به شرایط اضطراری یا “فورس ماژور” را درج کنید.
- مستندات مهم شرکت را در جای امن (آنلاین و فیزیکی) نگهداری کنید.
۹: آموزش کارکنان برای شرایط بحران
کارکنانی که آموزش دیده‌اند، در زمان بحران بهتر عمل می‌کنند. پیشنهاد می‌شود:
- هر شش ماه یک‌بار آموزش ساده‌ای برای آمادگی در برابر بحران‌ها برگزار کنید.
- نقش‌ها و مسئولیت‌های افراد را مشخص کنید.
- یک دفترچه راهنما یا فایل دیجیتال با عنوان “راهنمای بحران شرکت” برای همه کارکنان تهیه شود.
راهنمای تداوم مدیریت کسب و کارها در شرایط بحرانی و جنگ
مدیریت و تداوم کسب‌وکار در شرایط سخت مانند جنگ، تصادفی نیست. بلکه نتیجه برنامه‌ریزی هوشمندانه، آماده‌سازی زیرساخت‌ها، آموزش تیم و تمرین منظم است. شرکت‌هایی که از حالا اقدام می‌کنند، در آینده می‌توانند با آرامش بیشتری در برابر بحران‌ها بایستند و حتی در سخت‌ترین شرایط نیز اعتماد مشتریان و شرکای خود را حفظ کنند. برای مشاوره جهت بهبود کسب و کار خود با سیستم‌های مدیریت هوشمند، با مشاوران شرکت رهیاب (هوبرنیکس) تماس بگیرید.
